7 Meilleurs logiciels de gestion des workflow (flux de travail)

Quel est le meilleur logiciel de gestion des workflows ?

Voici mes choix pour le meilleur logiciel de gestion de workflows sur le marché.

1. Monday.com.

Le meilleur pour la gestion visuelle personnalisée

Si vous utilisez encore des feuilles de calcul pour suivre les activités et les progrès de votre équipe, le passage à Monday.com ne sera pas un problème grâce à ses modèles visuels personnalisables. Vous pouvez également créer votre propre interface de gestion des workflows.

La simplicité est la priorité avec cet outil d'automatisation qui vous permet de planifier des tâches récurrentes. De plus, il n'y a aucun risque d'erreur humaine, vous pouvez donc être sûr que le résultat sera toujours impeccable. Cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur d'autres aspects de l'entreprise.

Dans l'ensemble, Monday.com est si simple et si agréable à l'œil que vous n'avez besoin d'aucune formation pour commencer. En quelques clics, vous serez en mesure de rationaliser le workflow, d'atteindre vos objectifs et de suivre vos progrès, tout cela en même temps.

Fonctionnalités

Avec plus de 200 modèles personnalisables, Monday.com vous permet de planifier, d'organiser et d'atteindre vos objectifs commerciaux en toute simplicité.

Voici quelques caractéristiques notables que vous devriez vérifier :

• Personnalisation par glisser-déposer
• Mises à jour et retours d'information en temps réel
• Plusieurs modes de visualisation des données
• Données partageables
• Automatiser les tâches récurrentes
• Plus de 40 intégrations
• Moteur de recherche rapide
• Séminaires en ligne quotidiens
• Service clientèle 24/7
• Conformité au GDPR et à l'HIPAA
• Contrôle d'accès personnalisé

Tarifs

Les politiques de prix de Monday.com sont divisées en cinq groupes, chacun d'entre eux offrant un essai gratuit (à l'exception du plan Enterprise).

1. Plan individual pour 0 $/mois

• Planches illimitées
• Compatible avec les appareils iOS et Android
• Plus de 200 modèles et 20 types de colonnes

2. Plan Basic pour 8 $/mois

• Éléments illimités (tâches, projets, clients)
• Une équipe support réactive et aidante
• 5 GB de stockage

3. Plan Standard pour 10 $/mois

• Accès invité pour les collaborations d'équipe
• Vue de Gantt, calendrier et ligne de temps
• 250 intégrations et automatisations par mois

4. Plan Pro pour 16 $/mois

• Panneaux privés
• Suivi des feuilles de temps
• 25 000 intégrations et automatisations par mois

5. Plan Enterprise

• Accès à plusieurs niveaux
• Gestion et sécurité de niveau entreprise
• 250 000 intégrations et automatisations par mois

Parmi les politiques tarifaires mentionnées ci-dessus, le plan Standard est le plus populaire.

Commencez avec Monday.com.

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2. Wrike.

Le meilleur pour les organisations en expansion

Wrike change la donne pour les entreprises de grande envergure qui souhaitent atteindre leurs objectifs avec ponctualité et rentabilité. Avec cette solution de gestion des workflows, les membres de votre équipe s'acquitteront de leurs tâches avec moins de confusion et une réduction de 90 % des emails.

Vous pouvez utiliser des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt ou personnaliser le tableau de bord visuel pour faire les choses à votre façon. De l'avancement des tâches à l'analyse des projets, tout est regroupé dans un seul et même espace de travail. Même la planification des projets de haut niveau est visuellement rationalisée et facile à évaluer.

Je recommande vivement Wrike aux grandes entreprises car il donne la priorité à la délégation des tâches, à l'allocation des ressources et à la sécurité. De plus, ces aspects sont pris en charge par ses outils internes tels que Wrike Analyze, Wrike Lock, et plus encore.

Fonctionnalités

Avec plus de 400 intégrations, il n'est pas surprenant que Wrike ait la confiance de plus de 20 000 entreprises. Et il ne lésine pas non plus sur le nombre de fonctionnalités.

Voici quelques caractéristiques qui permettent à ce logiciel de se vanter d'avoir un nombre impressionnant de clients :

• CRM via Salesforce
• Connexion via Slack (plus d'emails en masse)
• Intégrations Adobe CC
• Calendriers et tableaux de bord personnalisés
• Des analyses perspicaces avec Wrike Analyze
• Mention/tag pour les commentaires et les approbations
• Rôles d'accès personnalisés
• Formulaires de demande
• Historique et gestion des versions des documents
• Le verrouillage en écriture protège les données sensibles
• Rapports personnalisés partageables
• Rapports d'audit des utilisateurs

Tarifs

Wrike propose quatre plans tarifaires pour les startups, les équipes à croissance rapide, les équipes organisationnelles et les grandes entreprises.

1. Plan gratuit à 0 $/mois

• Utilisateurs illimités
• Compatible avec tous les appareils
• Deux Go de stockage

2. Plan professionnel à 9,80 $/mois

• Graphiques de Gantt
• Intégrations avec MS Excel, RSS, etc.
• Tableaux de bord partageables

3. Plan d'affaires à 24,80 $/mois

• Champs et workflows personnalisés
• Interface de marque
• Automatiser les workflows

4. Plan d'entreprise

• SSO pour Wrike et les applications intégrées
• Dix Go de stockage
• Sécurité accrue grâce aux politiques en matière de 2FA et de mots de passe

En outre, vous pouvez consulter les plans personnalisés pour les équipes de marketing et les équipes de services. Soyez assuré que vous pouvez essayer chacun de ces plans pendant la période gratuite de deux semaines.

Essayez gratuitement Wrike ->

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3. Process Street.

Le meilleur pour l'automatisation des workflows basés sur les documents

Jetons un coup d'œil à Process Street, un outil simple et rapide axé sur les processus qui permet de gérer les workflows, de suivre les progrès et de faciliter les collaborations. Comme sa version gratuite n'est pas limitée au nombre de membres de l'équipe, c'est un choix populaire parmi les startups.

Process Street divise la gestion des workflows en trois sections : la gestion des documents, les workflows basés sur des déclencheurs et les tâches planifiées. Vous pouvez gérer toutes ces sections grâce au gestionnaire de tâches par simple glisser-déposer.

Bien qu'elle ne contienne pas autant de fonctionnalités que les autres solutions de gestion de workflows de la liste, son interface conviviale et son processus rationalisé valent la peine d'être essayés. De plus, ses plus de 1000 intégrations avec des outils de productivité comme Zapier et Formstack offrent une polyvalence optimale.

Fonctionnalités

Process Street utilise une logique conditionnelle qui s'adapte à tout type de workflow et permet la transparence grâce à sa fonction de piste d'audit.

Voici une liste des principales caractéristiques de Process Street :

• Interface utilisateur simple
• Raccourcis clavier intuitifs
• Gestion des tâches par glisser-déposer
• Flux d'activité et piste d'audit
• Approbations en une seule fois, en plusieurs étapes ou séquentielles
• Plus de 1000 intégrations
• Bibliothèque multimédia riche
• Automatisation des tâches
• Gestion de l'équipe
• API de reporting et ETL
• Documentation du processus

Tarifs

Les plans tarifaires de Process Street sont échelonnés sur trois niveaux, chacun d'entre eux commençant par une période d'essai de 14 jours.

1. Plan Basic à 12,50 $/mois

• Flux de travail illimités
• Support par email et par chat
• Embarquement autoguidé

2. Plan Standard à 25 $/mois

• Logique conditionnelle
• Soutien prioritaire
• Attribution des rôles

3. Plan Enterprise (personnalisé)

• Formation et intégration personnalisées
• Ouverture de session basée sur SAML
• Accès à l'API

Notez que ces prix correspondent au cycle de facturation annuel qui permet une économie globale de 17 %. Toutefois, si vous souhaitez tester le logiciel pendant quelques mois, vous avez également la possibilité de payer au mois.

Essayez Process Street gratuitement -> 

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4. Automate.io.

Le meilleur pour connecter les applications en cloud

Automate.io permet des intégrations plus rapides avec les applications en cloud, ce qui se traduit par des ventes, des paiements et bien plus encore. Avec cet outil de gestion de projet, vous pouvez gérer l'automatisation simple et les processus commerciaux complexes sans problème.

Ce logiciel utilise la plateforme iPaaS moderne, qui permet aux utilisateurs non techniques de tirer le meilleur parti de l'automatisation des workflows. Pour ce faire, il propose une interface simple et intuitive qui permet de visualiser d'un seul coup d'œil les tâches multiples, les intégrations d'applications et bien plus encore.

Grâce à sa fonction de glisser-déposer et à ses modèles préétablis, même un utilisateur sans aucune connaissance informatique peut prendre le contrôle. En outre, vous pouvez être productif avec toute votre équipe en partageant des dossiers et en collaborant tout en préservant la confidentialité grâce à des identifiants de connexion personnels.

Fonctionnalités

Bien qu'il soit extrêmement convivial, Automate.io est doté de nombreuses fonctionnalités essentielles qui permettent de créer des automatismes à actions multiples :

• Intégrations avec des applications premium
• Bots multi-actions
• Réessai automatique
• Autorisation sur un seul écran
• Interface de type "glisser-déposer".
• 1000+ modèles pré-conçus
• Logiques conditionnelles
• Formatage des données
• Suivi du temps
• Analyse des sentiments
• Connecteur Rest API
• Partage de dossiers pour les collaborations
• Identifiants de connexion personnels
• Cryptage HTTPS
• Suivi de l'activité des utilisateurs et des audits

Tarifs

Outre le plan gratuit, Automate.io propose six politiques tarifaires adaptées à toutes les tailles d'entreprises et d'organisations.

1. Plan gratuit à 0 $/mois

• 300 actions par mois
• Bots à action unique
• Intervalle de vérification des données de 5 minutes

2. Plan personnel à 9,99 $/mois

• 600 actions par mois
• Intégration d'une application premium
• Bots multi-actions

3. Plan professionnel à 19 $/mois

• 2 000 actions par mois
• Intégrations multiples avec des applications premium
• Augmentation des bots

4. Plan de démarrage à 39 $/mois

• 10 000 actions par mois
• Fonction de réessai automatique
• Intervalle de vérification des données de 2 minutes

5. Plan de croissance à 79 $/mois

• 30 000 actions par mois
• Actions excessives
• Partage de fichiers

6. Plan d'affaires à 169 $/mois

• 100 000 actions par mois
• Contrôles des données
• Intervalle de vérification des données de 1 minute

Les prix mentionnés ci-dessus correspondent au plan annuel, qui bénéficie d'une remise de 20 %. Si vous ne prévoyez pas de vous engager avec Automate.io, vous pouvez profiter du plan gratuit ou essayer les plans payants pendant quelques mois.

Essayez Automate.io ->

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5. Kissflow.

Le meilleur pour les grandes entreprises

Kissflow est votre solution unique pour les workflows qui nécessitent "moins de drame et plus de facilité". Leur slogan décrit bien l'interface digitale simple et unifiée pour la gestion des workflows, la gestion de projet, la gestion de cas et les collaborations productives.

Comptant plus de 10 000 clients, dont des marques comme Pepsi, Flipkart, Casio, etc., Kissflow ne nécessite aucune connaissance en codage et affiche des mesures personnalisées en temps réel. Il est surprenant de voir comment l'interface facile à utiliser gère l'automatisation complexe et stimule la productivité.

En outre, vous pouvez soit ajouter des couches supplémentaires à une application existante, soit en créer une à partir d'une page blanche. Comme il s'agit d'une plateforme intuitive, vous n'avez pas besoin de faire beaucoup d'efforts pour créer des workflows dynamiques et déléguer le travail à l'équipe.

Fonctionnalités

Kissflow est un logiciel hautement configurable avec des fonctionnalités avancées, sans que vous ayez à vous en soucier :

• Mises à jour en temps réel
• Rapports personnalisés sur les workflows
• Optimisation des processus
• Audit des processus digitaux et imprimables
• Affectation ad hoc/dynamique
• Formes no-code
• Mesures du processus de workflows
• Affectations et notifications automatisées
• Responsable ANS
• Intégrations rapides
• APIs étendues
• Gérer et partager des documents
• Notifications "pertinentes" uniquement

Tarifs

Kissflow propose trois plans tarifaires flexibles pour différents types d'entreprises.

1. Plan Basic à 16 $/mois

• Configuration des SLA
• Flux de travail et conception de formulaires illimités
• Types de champs de formulaire standard

2. Plan Advanced à 22 $/mois

• escalades et rappels des SLA
• Conformité HIPAA
• Types de champs de formulaire avancés

3. Plan Fully loaded à 30 $/mois

• Un responsable du succès dédié et un atelier sur place à la demande.
• Authentification à deux facteurs
• Tous les types de champs de formulaire

À l'exception du plan Fully Loaded, vous pouvez opter pour un paiement mensuel pour tous les autres niveaux.

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6. Zapier.

Le meilleur pour les patrons en déplacement

Avec Zapier, vous pouvez vous connecter à des applications et être productif en éliminant les distractions et les erreurs. Il simplifie le processus de délégation et d'automatisation des tâches et le déplacement des données sur plusieurs pages Web. Par la suite, vous obtenez un workflow rationalisé et axé sur les résultats.

Une caractéristique intéressante est son éditeur de type "do-it-yourself" qui vous permet de mettre en place des déclencheurs et des actions sans l'aide d'un développeur. Si cela vous semble trop compliqué, vous pouvez consulter leurs blogs informatifs, leurs webinaires, leurs didacticiels ou même poser des questions à la communauté Zapier.

En fait, j'utilise Zapier pour vendre mon cours Blog Growth Engine et je l'intègre à mon logiciel d'email marketing, à ma plateforme de cours en ligne et à mon logiciel de webinaire de prédilection. Zapier fait vraiment beaucoup de choses et est vraiment facile à mettre en œuvre.

Enfin, j'apprécie la flexibilité de cette plateforme avec ses modèles préétablis qui peuvent être personnalisés en quelques secondes. Vous pouvez créer des Zaps simples ou des commandes complexes en fonction des besoins de votre équipe. De plus, grâce aux notifications instantanées, vous serez toujours au courant.

Fonctionnalités

Zapier est un logiciel simple qui intègre de puissantes fonctionnalités. En voici quelques-unes que vous devez absolument découvrir :

• Notifications personnalisées instantanées
• Plus de 3 000 intégrations
• Des milliers de modèles personnalisés
• Équipe support utile
• Des experts certifiés pour une automatisation complexe
• Conformité au GDPR, HIPAA, CCPA
• Intégration SAML
• Authentification à deux facteurs
• Enregistrement de l'audit
• Détection des menaces par AWS GuardDuty
• Applications internes
• Logique conditionnelle

Tarifs

Zapier propose cinq plans tarifaires, dont un plan gratuit avec des fonctionnalités de base pour ceux qui veulent commencer à zéro.

1. Plan gratuit à 0 $/mois

• Zaps en une étape
• Temps de mise à jour : 15 minutes
• Nombre de membres : Deux

2. Plan Starter à 19,99 $/mois

• Zaps en plusieurs étapes
• Intégrations avec trois applications premium
• Intégration de Webhook

3. Plan Professional à 49 $/mois

• Zaps illimités
• Temps de mise à jour : deux minutes
• Logique de branchement

4. Plan Team à 299 $/mois

• Applications premium illimitées
• Temps de mise à jour : une minute
• Une équipe d'assistance dédiée

5. Plan Company à 599 $/mois

• Utilisateurs illimités
• Contrôle d'accès
• Conservation personnalisée de l'historique

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7. Nintex.

Le meilleur pour les plans tarifaires flexibles

Nintex est un logiciel de gestion de workflows et de projets qui propose des plans sur mesure en fonction du type, de la taille et des objectifs de votre entreprise. Il vise à lancer un mouvement d'automatisation low-code grâce à sa facilité d'utilisation, ses outils puissants et sa plateforme. Vous économisez ainsi du temps, de l'argent et des efforts.

Comme la plupart des outils mentionnés ci-dessus, Nintex offre également une conception par glisser-déposer qui simplifie les workflows complexes et un processus d'automatisation "intelligent" qui réduit les goulots d'étranglement. De la conceptualisation à la génération de rendements élevés, vous pouvez faire tout cela en quelques clics, et non en codes.

De plus, grâce à ses intégrations avec des outils de productivité populaires, vous pouvez facilement collaborer avec les membres de votre équipe ou d'autres entreprises, depuis votre siège de bureau ou le canapé de votre salon. Et si cela représente trop de travail, vous pouvez déléguer la tâche à des robots RPA qui travaillent comme des humains, mais en mieux.

Fonctionnalités

Jetons un coup d'œil à certains des outils d'optimisation des workflows offerts par Nintex :

• Cartographie des processus d'affaires
• Tableaux de bord personnalisés
• Outils de navigation et d'appropriation des processus
• Mises à jour et retours d'information en temps réel
• Notifications par email aux parties prenantes
• Intégrer des points de contrôle
• Balises d'optimisation (#Waste, #OFI, #LEAN)
• Résumé du processus en temps réel
• Statistiques sur l'engagement et les progrès de l'équipe
• Consultants tiers
• Formulaires virtuels
• Bots RPA
• DocGen® et Nintex Sign®.
• Intégrations CRM et ERP
• Personnaliser et basculer les connecteurs/ intégrations

Tarifs

Nintex propose deux grandes catégories de prix, qui sont elles-mêmes divisées en deux plans chacune. Vous pouvez également contacter l'équipe pour personnaliser votre plan et obtenir un devis en conséquence.

Prix de Nintex Process Management

1. Plan Standard à 955 $/mois

• Support standard
• Tableaux de bord personnalisés
• Gestion des processus d'affaires

2. Plan Enterprise à 1 405 $/mois

• Support premium
• Gestion des risques
• Abonnement à la formation

Prix de la plate-forme d'automatisation des processus Nintex

1. Plan Standard à 910 $/mois

• Support standard
• Application mobile
• Abonnement à Nintex DocGen

2. Plan Enterprise à 1 400 $/mois

• Support premium
• Centrale RPA
• Abonnement à Nintex Analytics

N'oubliez pas que les prix peuvent varier si vous optez pour un abonnement à Nintex RPA et Nintex Sign®.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des workflows ?

La gestion des workflows est le processus qui consiste à coordonner diverses tâches et équipes pour atteindre un objectif organisationnel. Semblable à un "processus d'entreprise", le mot "workflows" désigne littéralement une série de petites tâches déléguées à divers membres de l'équipe pour accomplir une tâche plus importante.

Cependant, ce n'est pas si simple. La gestion des workflows implique de choisir les bonnes personnes, de leur attribuer des tâches appropriées, de vérifier la disponibilité des ressources, de partager les données tout en assurant leur sécurité, et bien plus encore. S'il est effectué manuellement, ce processus peut prendre des années pour être achevé et parfait.

C'est alors que les entreprises se tournent vers la gestion digitale des workflows, qui utilise des déclencheurs intuitifs pour effectuer des tâches uniques et automatiser les processus répétitifs. L'utilisation de logiciels de gestion d'entreprise permet une plus grande transparence et une meilleure communication entre les équipes.

En outre, la plupart des systèmes de gestion des workflows offrent des intégrations avec diverses applications pour un meilleur flux de données et une meilleure coordination. Ce processus permet de mener des actions d'une plateforme à l'autre. Plus d'intégrations aident également les entreprises à utiliser une variété d'outils de productivité, le tout sur un seul écran.

Pourquoi devriez-vous passer à un logiciel de gestion des workflows ?

L'erreur est humaine, et les workflows manuels nécessitent des heures de travail intensives dans l'espace de travail. Avec plus d'efforts et de pression, les membres de votre équipe sont voués à faire plus d'erreurs, ce qui entraîne des retards dans l'exécution des tâches.

Ce problème conduit aux scénarios suivants :

1. Éviter les longs emails et les feuilles de calcul

Les processus commerciaux exécutés manuellement impliquent d'innombrables emails et feuilles de calcul. En plus d'être une horreur, ces fichiers offrent peu d'efficacité et de fonctionnalité. Après tout, personne n'a le temps de parcourir des chaînes d'emails et de longues feuilles de calcul juste pour rester dans le coup.

Bien que les emails nous aident à partager des informations au sein de l'équipe, la plupart d'entre nous perdent beaucoup trop de temps à les formater pour qu'ils aient l'air plus formels. Et le plus souvent, des informations et des fichiers de travail importants sont noyés dans des fils d'emails inutilement longs.

De même, avec les feuilles de calcul, il est difficile d'identifier les dernières versions et la hiérarchie d'approbation. Les solutions logicielles de workflow permettent d'économiser du temps et des efforts grâce à des intégrations avec les meilleures applications de productivité comme Slack, Google Drive, Adobe CC, Microsoft Office, etc.

2. Manque de motivation et mauvais résultats

Les tâches difficiles s'accumulent en raison des retards causés par des erreurs répétitives, les employés perdent leur motivation et ne parviennent pas à fournir des performances optimales. Ce problème est encore aggravé par l'aspect technique des processus d'entreprise, qui nécessite souvent des connaissances et une expérience solides en informatique.

C'est alors que vous avez besoin d'un logiciel de gestion simple mais efficace pour rationaliser les workflows personnalisés et suivre les progrès. Comme la plupart des solutions logicielles comprennent un tableau de bord visuel, vous pouvez vérifier d'un coup d'œil le niveau de performance et de productivité et agir en conséquence.

3. Aucun contrôle sur la confidentialité et les audits

Avec la numérisation rapide de l'espace de travail, la vie privée des utilisateurs et les audits commerciaux sont toujours en jeu. Mais, avec un logiciel de gestion sécurisé, les entreprises peuvent identifier les changements les plus infimes et les coupables derrière tout acte malveillant.

La plupart des options énumérées ci-dessus proposent une authentification à deux facteurs, des pistes d'audit, des politiques de mots de passe forts et des outils d'accès personnalisés.

FAQ

1. En quoi les workflows sont-ils différents des checklists ?

La nature séquentielle des workflows peut ressembler aux checklists, mais ces deux fonctions sont très différentes. Les workflows sont des tâches prédéfinies qui impliquent la création de checklists. Vous pouvez choisir d'automatiser un workflow ou d'intégrer des déclencheurs conditionnels.

Les checklists comprennent des informations sur chaque tâche et permettent de responsabiliser les membres de l'équipe. Alors que les workflows peuvent être modifiés ou inversés à un stade antérieur, les checklists n'ont pas cette possibilité.

2. Les plans gratuits offrent-ils suffisamment d'outils ?

Certaines solutions logicielles de gestion des workflows proposent des plans gratuits qui incluent les fonctionnalités de base. Cependant, je recommande d'investir dans des plans payants si vous souhaitez développer votre entreprise.

En résumé.

Choisissez les meilleures solutions logicielles de gestion des workflows dans la liste ci-dessous :

• Monday.com : Le meilleur pour la gestion visuelle personnalisée
• Wrike : Le meilleur pour les organisations en expansion
• Process Street : Le meilleur pour les workflows basés sur des documents
• Automate.io : Le meilleur pour connecter les applications en cloud
• Kissflow : Le meilleur pour les grandes entreprises
• Zapier : Le meilleur pour les patrons en déplacement
• Nintex : Le meilleur pour les plans tarifaires flexibles

Je suis sûr que l'un de ces outils d'automatisation des workflows aidera votre équipe à atteindre ses objectifs en travaillant plus intelligemment, et pas seulement plus durement.