Qu'est-ce que Calendly?

La plateforme Calendly simplifie la planification de vos rendez-vous professionnels. En évitant le ballet traditionnel des échanges de courriels sans avoir à se prendre la tête pour fixer un créneau, il rend votre organisation plus fluide et plus accessible.

L'outil est très prisé dans sa version gratuite mais aussi par les professionnels de la vente, les recruteurs, les consultants, les formateurs, et globalement, toute personne ayant à organiser régulièrement des rendez-vous.

Calendly est votre allié pour une gestion sereine et efficace des échanges de vos rendez-vous professionnels.

Les fonctionnalités de Calendly

La plateforme Calendly est un outil de planification puissant qui vous permet de coordonner les rendez-vous et réunions avec une version gratuite.

1. Intégrations

Calendly offre une multitude d'intégrations avec les applications les plus utilisées, ce qui rend le processus de planification encore plus fluide.

• Calendrier : Calendly se synchronise avec Google Calendar, Agenda, Microsoft Office 365, Microsoft Outlook.com et iCloud pour éviter les doubles réservations et pour s'assurer que vous êtes toujours au courant de votre emploi du temps.
• Vidéoconférence : Calendly est intégré avec des outils tels que Zoom, Microsoft Skype, Microsoft Teams, Google Meet, et plus encore
• CRM : Calendly peut se connecter à Salesforce, HubSpot, et d'autres applications de CRM ou e-mail pour suivre et gérer les informations des clients et plus encore

2. Personnalisation des disponibilités

Calendly vous permet de personnaliser vos horaires de disponibilité de manière précise pour la planification :

• Définissez les jours et heures spécifiques où vous êtes disponible
• Déterminez la durée des créneaux
• Définissez le nombre maximal de réunions que vous souhaitez avoir chaque jour.

3. Types de réunions

Calendly vous permet de faire la planification de différents types de réunions. Chaque type de réunion peut avoir ses propres paramètres de disponibilité, sa durée, et son propre lien.

• Réunions individuelles : Un seul invité peut réserver un créneau horaire.
• Réunions de groupe : Plusieurs personnes peuvent réserver le même créneau horaire.
• Réunions collectives : Vous pouvez inviter plusieurs personnes à choisir un créneau horaire commun.

4. Rappels et confirmations automatiques

Calendly envoie automatiquement des e-mails de confirmation et des rappels aux participants pour éviter les oublis de rendez-vous.

• Les e-mails de confirmation incluent le lien de la réunion, la date et l'heure, ainsi que toute autre information pertinente.
• Les rappels peuvent être envoyés quelques heures ou quelques jours avant le rendez-vous, en fonction de vos préférences et plus encore

5. Protection du temps

Calendly propose plusieurs paramètres pour protéger votre temps et prévenir les réservations de dernière minute ou trop rapprochées.

• Ajoutez du temps avant ou après chaque rendez-vous pour vous donner le temps de vous préparer ou de vous détendre.
• Définissez combien de temps à l'avance la planification d'un rendez-vous doit être réservé pour éviter les réservations de dernière minute.

6. Extensions de navigateur

Les extensions pour navigateur de Calendly simplifient la gestion des rendez-vous en offrant un accès pratique au calendrier depuis le navigateur.

• Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge et Safari.
• Visualisez l'emploi du temps, partagez des liens de rendez-vous et acceptez des demandes depuis le navigateur comme Google Chrome
• Intégrez Calendly à Gmail, Microsoft Outlook, Slack, etc.
• Personnalisation des liens, gestion des fuseaux horaires, planification de rendez-vous en groupe, questions personnalisées.
• Notifications et gestion de l'emploi du temps simplifiées

Calendly: Tarifs, Sécurité, Confidentialité et Service Client

Tarifs Calendly

Calendly répond aux besoins de tous pour la planification chez les particuliers et entreprises :

• Plan Gratuit : fonctionnalités de base de planification, calendriers multiples, rendez-vous illimités.
• Plan Premium : 10 $/mois/utilisateur, planification de groupe, intégrations avancées.
• Plan Pro : 15 $/mois/utilisateur, intégrations de paiement, reporting avancé.

Sécurité et Confidentialité chez Calendly

Le logiciel Calendly a toujours pris très au sérieux la sécurité et la confidentialité des informations. L'entreprise dispose de plusieurs mécanismes de protection robustes pour assurer que vos données sont sécurisées et protégées.

Conformité aux Réglementations

Le logiciel Calendly adhère à plusieurs normes de sécurité mondiales pour assurer une gestion sûre et conforme des données.

• RGPD : Calendly est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui régit le traitement et le mouvement des données des citoyens de l'Union Européenne.
• CCPA : Pour les résidents de Californie, Calendly respecte également la California Consumer Privacy Act (CCPA), qui fournit des droits spécifiques concernant la collecte et l'utilisation des informations personnelles.
• Privacy Shield : Calendly est certifié par le Privacy Shield Framework, qui assure une protection adéquate des données transférées entre l'UE et les États-Unis.

Sécurité des Données

Calendly déploie des protocoles de sécurité de pointe pour protéger les données.

• Toutes les communications entre vous, Calendly et vos invités sont sécurisées par un chiffrement SSL/TLS. De plus, toutes les données stockées sont également chiffrées en utilisant des normes de chiffrement de niveau AES-256.
• Calendly effectue régulièrement des audits de sécurité internes et externes pour identifier et corriger toute vulnérabilité potentielle.
• Calendly offre une authentification à deux facteurs (2FA) pour une couche supplémentaire de sécurité lors de la connexion.

Confidentialité des Données

Le logiciel Calendly respecte votre vie privée et vous donne le contrôle sur vos données.

• Contrôle des données : Vous avez le contrôle total sur vos données. Vous pouvez exporter, modifier ou supprimer vos informations à tout moment.
• Politique de confidentialité : Calendly a une politique de confidentialité transparente qui explique clairement comment et pourquoi ils collectent, utilisent et stockent vos informations personnelles.

Service Client de Calendly

Le logiciel Calendly est non seulement connu pour ses fonctionnalités impressionnantes, mais aussi pour son service client exceptionnel. Ils fournissent une assistance rapide et fiable, ce qui rend l'expérience utilisateur encore plus agréable grâce à son service client pour les particuliers et entreprises.

Centre d'Aide en Ligne

Le centre d'aide en ligne du logiciel Calendly est un trésor de ressources précieuses.

• Base de connaissances : Vous trouverez une collection exhaustive d'articles détaillés couvrant toutes les fonctionnalités de la planification chez Calendly et comment les utiliser. Ces articles sont bien structurés et faciles à comprendre, rendant l'apprentissage de Calendly un processus sans effort.
• Guides d'utilisation : Pour les utilisateurs qui préfèrent un apprentissage étape par étape, les guides d'utilisation sont une ressource inestimable. Ils vous guident à travers chaque aspect de Calendly, de la configuration initiale à l'optimisation des fonctionnalités plus avancées.
• FAQ : Pour les questions les plus courantes, la section FAQ fournit des réponses claires et concises.

Support Technique

Le logiciel de prise de rendez vous Calendly offre un support technique réactif pour résoudre rapidement tout problème que vous pourriez rencontrer.

• Chat en direct : Pour les problèmes urgents pour vos réunions, le chat en direct offre une assistance immédiate. Les agents de support technique sont compétents et amicaux, prêts à vous aider à résoudre les problèmes en temps réel.
• E-mail : Si vous préférez expliquer votre problème plus en détail, vous pouvez envoyer un e-mail au support technique. Ils répondent généralement rapidement, offrant des solutions détaillées et personnalisées à votre problème.

Formation et Webinaires

Le logiciel Calendly propose également des formations et des webinaires pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti de leur outil de planification et réservation.

• Webinaires en direct : Ces sessions interactives présentent les nouvelles fonctionnalités, les meilleures pratiques et offrent la possibilité de poser des questions en temps réel.
• Enregistrements de webinaires : Si vous manquez un webinaire en direct, vous pouvez toujours accéder à l'enregistrement et le regarder à votre propre rythme.

Compte rendu de ces avantages, que vous ayez besoin d'aide pour comprendre une fonctionnalité de planification et réservation, résoudre un problème technique, ou que vous vouliez simplement en savoir plus sur comment optimiser votre utilisation de Calendly, leur équipe de service client est toujours prête à vous aider.

Avis Final

Pour résumer, Calendly est un puissant outil de planification de réunions doté d'une interface soyeuse avec une excellente expérience utilisateur qui affiche rapidement votre disponibilité aux utilisateurs et à vos collègues, et leur permet de prendre rendez-vous avec vous.

Il contribue à simplifier le processus de planification et réservation pour les utilisateurs en leur offrant une plateforme où ils peuvent coordonner des réunions et des calendriers avec d'autres personnes en ligne.

Grâce à Calendly comme outil de planification, vous pouvez éviter les longs courriels et les appels téléphoniques et passer directement aux événements de groupe grâce au partage de liens personnalisés.