Asana : Qu'est-ce que c'est ?

Asana s'est rapidement établie comme un outil privilégié dans le domaine de la gestion de projet et des tâches, basé sur le cloud. Elle a su adapter des stratégies jadis réservées à des projets de grande envergure pour les rendre accessibles à une audience plus large.

Origine et fondateurs d'Asana

Lancée en 2008, Asana est l'œuvre de Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein, deux anciens acteurs majeurs de Facebook. Ils ont été animés par le désir de développer un logiciel destiné à booster la collaboration et l'efficacité des équipes.

Les Atouts d'Asana

• Accessibilité : Asana a nivelé le terrain de jeu professionnel en mettant à disposition ses outils de gestion via le cloud.
• Facilité d'utilisation : Avec une interface épurée, Asana a su conquérir aussi bien les petites startups que les multinationales.
• Diversité des fonctionnalités : Au-delà de sa simplicité, Asana brille par ses nombreuses fonctionnalités qui facilitent la gestion de projets et l'organisation d'équipe.
• Tarification flexible : Asana offre différents plans tarifaires, les rendant attractifs pour les entreprises de toutes tailles.

Asana transcende le concept classique d'un logiciel de gestion de projet pour se positionner comme un outil intuitif, capable de piloter vos projets, quelle que soit leur taille, tout en équilibrant puissance et simplicité.

Qui utilise Asana ?

Asana est prisé par un large éventail d'organisations, allant des équipes réduites aux grandes entreprises.

• Petits groupes et startups : Asana s'avère parfait pour des équipes comptant jusqu'à 15 membres grâce à son offre gratuite. Cette option intègre une multitude d'outils pour la gestion de projets, y compris une capacité illimitée de projets, de missions et de commentaires, de même que des processus de travail de base et une assistance via la communauté.
• Pour les collectifs dépassant 15 membres, Asana met à disposition une offre Premium enrichie de fonctions additionnelles telles que les visualisations sous forme de chronologie, la possibilité de créer des procédures automatisées et l'accès à des analyses standardisées. De plus, il est possible de bénéficier d'un essai gratuit de 30 jours.
• Lorsqu'il s'agit de gérer des équipes volumineuses et des projets d'une complexité accrue, le forfait Business proposé par Asana se présente comme une solution adaptée. Ce forfait intègre des outils de pointe pour une gestion de projet sophistiquée, incluant des analyses poussées, le suivi de portefeuilles de projets, la définition d'objectifs stratégiques et l'optimisation de l'allocation des ressources.

Fonctionnalités d'Asana

Asana est reconnu pour sa robustesse et sa popularité en tant qu'outil de gestion de projet, optimisant l'organisation, le suivi et la coordination des activités pour les individus et les collectifs de travail.

Il s'agit d'un système polyvalent offrant une gamme étendue d'outils pour améliorer l'efficience et la productivité des procédures professionnelles. Explorons ces fonctionnalités en détail.

1. Gestion d'équipe

Asana excelle avec une gestion des tâches à la fois intuitive et modulable.

Les leaders d'équipe bénéficient des fonctionnalités suivantes :

• Affectation de tâches précises aux membres de l'équipe au sein de toute structure d'entreprise.
• Découpage des tâches en sous-ensembles pour faciliter l'organisation.
• Création de missions collectives pour stimuler la collaboration.
• Surveillance de l'avancement et maintien des échéances.
• Exploitation optimale des diverses fonctionnalités d'Asana au profit de l'entreprise.

Asana enrichit également sa plateforme avec des outils de gestion des ressources d'équipe, tels que la fonction Portefeuilles, qui permet de suivre la répartition des charges de travail et d'ajuster les attributions de missions tout en conservant une vue d'ensemble.

2. Gestion de projet

L'outil Asana se distingue par son efficacité dans la gestion d'une multitude de projets. Que l'objectif soit de tracer des plans stratégiques ou d'organiser le prochain sprint, la plateforme simplifie ces processus en offrant les capacités de :

• Naviguer aisément entre différents projets.
• Obtenir un aperçu global de l'état d'avancement en pourcentage de chaque projet.
• Analyser les projets à travers diverses représentations telles que des diagrammes de Gantt, des calendriers et des représentations graphiques.
• Élaborer les interdépendances au sein de la planification du projet.

Il est important de souligner que, bien qu'Asana ne dispose pas d'une fonctionnalité de suivi du temps native, elle se synchronise harmonieusement avec des outils tiers comme Harvest pour cette fonctionnalité.

3. Gestion des Risques et Incidents

Bien qu'Asana ne dispose pas d'une fonction dédiée au suivi précis des incidents, elle propose des solutions de contournement telles que l'utilisation du tableau de "Timeline" pour distinguer les tâches complexes et instaurer des automatisations ainsi que des alertes personnalisées.

4. Reporting

Asana se distingue dans la création de rapports avec ses fonctions intégrées telles que les affichages de calendrier, la mise en avant de communications importantes, ainsi que le suivi de la progression des projets et des membres de l'équipe, le tout centralisé dans son application.

En outre, il offre des solutions de reporting adaptées aux nécessités quotidiennes, comprenant des visualisations sous forme de graphiques et d'autres moyens visuels pour le suivi des activités.

5. Administration Financière

Bien qu'Asana ne comprenne pas de fonctions de gestion financière nativement, elle se conjugue sans effort avec des applications tierces comme Power Bi, permettant ainsi une gestion financière plus approfondie.

6. Collaboration et communication

Dans tout projet, la communication est essentielle, et Asana optimise l'interaction entre les participants grâce à :

• La capacité d'ajouter des commentaires à divers niveaux.
• La possibilité de définir des droits d'accès sur mesure pour les projets clients.
• Un onglet spécifique regroupant tous les fichiers chargés liés au projet.

7. Listes de Missions, Sous-Missions et Relations de Dépendance

Asana déploie une série d'outils pour une gestion de projet méthodique et minutieuse, grâce à l'emploi de listes de missions et de sous-missions, en plus de la gestion des relations de dépendance.

• Listes de Missions et Sous-Missions : Avec Asana, il est possible de constituer des échéanciers détaillés pour chaque projet, et d'y associer des sous-missions pour chaque élément. Cette approche favorise la gestion de projets complexes en offrant une structure hiérarchique claire pour une meilleure organisation.
• Gestion des Relations de Dépendance : Cet outil permet de connecter les missions entre elles afin de souligner les dépendances, fournissant ainsi une vision précise de la séquence d'exécution des tâches et contribuant à éviter les contretemps.

Pour résumer, les listes de missions et sous-missions, ainsi que les outils de gestion des dépendances chez Asana, procurent une gestion de projet plus agile et ordonnée, garantissant un suivi rigoureux et performant pour chaque tâche assignée.

8. Balises et annotations

Asana booste la productivité d'équipe avec ses fonctionnalités de marquage et d'annotation collaboratives.

• Balises et Catégorisation : Asana fournit des moyens de personnalisation avancés pour classer les tâches. Ces fonctionnalités sont essentielles pour filtrer et ordonner les tâches selon leur statut ou priorité.
• Annotations et Commentaires : Asana encourage une communication claire et directe au sein des équipes en permettant des annotations et commentaires sur chaque tâche, facilitant ainsi le suivi des échanges et l'ajout d'informations complémentaires, de documents ou de liens utiles.

Ces outils intégrés à Asana sont cruciaux pour une organisation précise et une coopération sans accroc, garantissant que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde.

9. Application mobile

Asana propose une application mobile permettant de gérer les projets n'importe où et à tout moment.

• L'application mobile intègre toutes les fonctionnalités du site web sur votre smartphone.
• Elle permet de contrôler les tâches, poster des commentaires et surveiller l'avancement des projets pendant vos déplacements.
• Synchronisée avec la plateforme web, l'application garantit que votre travail est constamment actualisé.

L'application mobile d'Asana rend possible le maintien de la productivité, même hors du bureau.

10. L'intelligence artificielle (IA)

Asana incorpore l'Intelligence Artificielle (IA) dans son système pour automatiser les opérations et perfectionner la collaboration d'équipe avec sa fonction Work Graph.

• Ajustement des ressources via le Work Graph : Optimisez les ressources de votre équipe en fonction des objectifs et prévisions pour s'adapter aux besoins évolutifs de votre entreprise tout en prévenant l'épuisement professionnel.
• Détection des difficultés : Utilisez l'IA d'Asana pour identifier les défis et les obstacles et naviguer plus aisément vers le succès.
• Processus auto-ajustés : Concevez des processus automatisés et affinés pour atteindre vos objectifs spécifiques avec Asana.
• Assistant Rédactionnel : Formulez des réponses plus précises et percutantes à l'aide de l'assistant rédactionnel d'Asana.
• Synthèses immédiates : Gérez l'information de manière plus efficace avec la capacité d'Asana à distinguer les actions importantes et les points cruciaux des réunions, tâches et commentaires.
• Actualisations de projets : Asana fournit des réponses à vos interrogations sur les projets, réduisant ainsi le besoin de réunions fréquentes.
• Organisation du Travail : Lancez vos projets avec des recommandations personnalisées, des champs générés automatiquement et des règles intelligentes grâce à Asana.

Le Work Graph d'Asana dépasse la simple automatisation en intégrant l'IA dans sa plateforme, apportant une valeur ajoutée tant pour les petites équipes que pour les grandes entreprises.

11. Modèles prédéfinis

Asana met à disposition une gamme de modèles préconçus pour simplifier la gestion de projets.

• Ces modèles sont conçus pour répondre à différents besoins, allant de la planification de projet à la coordination d'équipes et collaborateurs.

Planification de projet

• Lancement de produit : Un modèle spécifique pour orchestrer et suivre le déploiement d'un nouveau produit.

Asana : Un instrument de coordination de projets performant et adaptable

Organisation d'Équipe

Asana met à votre disposition une multitude de gabarits soigneusement élaborés pour diversifier les fonctions au sein de votre entité. Ces modèles facilitent l'initiation et le pilotage de projets en offrant une structure sur mesure pour chaque type de tâche et équipe.

Compatibilité

Asana assure une compatibilité optimale avec d'autres applications, favorisant ainsi le contrôle, la polyvalence et la productivité de l'outil.

Sécurité et Protection des Données

La sécurisation des données et le respect de la vie privée sont primordiaux chez Asana, plaçant la confiance au premier plan de leur démarche. Néanmoins, il est essentiel que chaque utilisateur à distance comprenne bien les politiques et les pratiques en vigueur au sein de l'entreprise et de ses collaborateurs.

Assistance Utilisateur chez Asana

Bien qu'il y ait des aspects perfectibles, le service d'assistance d'Asana propose diverses ressources pour maximiser l'utilisation de la plateforme.

Approches de Management de Projet Pris en Charge

Asana prouve sa versatilité en s'adaptant à diverses techniques de management de projet, allant de la méthode classique Waterfall à l'approche Agile.

Plans de Prix

Asana offre une gamme de formules tarifaires pensées pour s'ajuster aux exigences de différentes structures organisationnelles.

Options Alternatives

Explorez notre liste sélective des meilleurs outils de coordination de projets pour identifier des solutions de rechange à Asana.

Conclusion

Asana atteint un équilibre recherché, fournissant presque tous les outils essentiels pour la conduite d'un projet contemporain et élaboré tout en demeurant assez intuitif pour une utilisation quotidienne.